Berperan Aktif

Sebagai peserta rapat, perlu persiapan matang. Pahami sasaran rapat dengan membaca agenda serta notulen rapat sebelumnya. Pertimbangkan peran yang harus diambil  dan kontribusi yang bisa diberikan, lalu persiapkan.

UNTUK DIINGAT

• Mempelajari latar belakang perlu untuk memberi kontribusi.
• Menghubungi peserta lain sebelum rapat, bisa cairkan kekakuan dan lancarkan pertukaran informasi.
• Pertentangan pribadi di antara peserta harus disadari.
• Untuk masalh besar, mungkin perlu mencari dukungan sebelum rapat.
• Pandangan peserta bisa diketahui sebelum rapat.

MENGUMPULKAN INFORMASI

Lakukan penelitian mengenai masalah tersebut sebelum rapat untuk bisa memberi kontribusi yang baik. Kumpulkan data baru, misalnya dengan berbicara dengan kolega dan para pakar, atau membaca publikasi dan laporan penelitian, atau membaca catatan lama, notulen rapat, atau catatan perusahaan. Persiapan harus termasuk mempelajari para peserta lain persiapan yang matang akan memungkinkan kita mengambil pendekatan yang tepat untuk mencapai tujuan.

MENGENALI OPOSISI

Sebelum rapat, cari tahu pendapat peserta lain mengenai topik dalam agenda, kepentingan mereka, dan apa adanya yang punya wewenang cukup besar untuk bisa pengaruhi hasil rapat. Jika pandangan kita akan menghadapi tantangan besar, kenali lawan kita dan rundingkan kompromi terlebih dahulu, sehingga tak ada pihak yang kehilangan muka. Penting untuk memahami pandangan lawan untuk bisa mengalahkannya. Boleh saja gagal melawan, tapi jangan sampai buntu.

MEMPERSIAPKAN NEGOSIASI

Negosiasi adalah tawar menawar antara dua pihak yang masing-masing memiliki sesuatu yang diinginkan pihak lain. Obyeknya mungkin tidak nyata, berupa dukungan bagi satu proyek, atau bantuan dalam menjalankan tugas. Dalam negosiasi, bawalah tujuan yang tegas ke meja perundingan – berikut strategi untuk mencapainya. Strategi anda haruslah mencakup bantahan dan apa saja yang bisa dikompromikan. Untuk menjadi seorang negosiator, kita harus tanggap akan kebutuhan dan referensi pihak lain. Dengan mendengarkan pendapat orang lain kita bisa temukan titik temu atau kelemahan mereka yang dapat digunakan dalam negoisasi. Ingat setelah menyampaikan pandangan dan tuntunan masing-masing, kedua pihak harus bersedia melakukan kompromi agar tercapai persetujuan yang diterima semua pihak. 

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Menikmati jelajah air, wisata air, dan rafing arung jeram pasti menjadi sensasi yang sangat menantang untuk memacu adrenalin Anda

Continue Reading

Menyiapkan Rincian Rapat

Suksesnya rapat ditentukan oleh persiapan dan pengoranisasian yang matang. Hal ini termasuk penyediaan fasilitas dan bahan rapat yang diperlukan, termasuk tempat, alat bantu audio visual, serta alat tulis.

MENYIAPKAN TEMPAT

Di kantor, kita tak cukup waktu untuk mencek fasilitas, mengatur tempat duduk, menyiapkan alat bantu audio-visual seperti proyektor dan layarnya, membagukan agenda dan berkas pendukung. Jika demikian, tambah orang untuk persiapan rapat dan merapihkan setelah rapat.

Jika memakai ruang rapat perusahaan, pastikan sehari dimuka kalau ruangan tidak dipesan orang lain. Pesan lebih lama dari perkiraan rapat untuk waktu persiapan dan pengembalian alat. Pastikan tempat duduk sesuai kebutuhan, dan ruang rapat dalam keadaan rapih sebelum dan setelah rapat.

UNTUK DILAKUAKAN

1.    Pastikan makanan dan minuman sudah dipesan.

2.    Pastikan fasilitas kamar kecil memadai.

3.    Pastikan cukup tersedia lahan parkir.

4.    Bawa copy berkas pendukung, kalau-kalau ada peserta yang belum baca.

5.    Pastikan sistem listrik memadai.

MEMILIH ALAT BANTU AUDIO-VISUAL

Alat bantu audio-visual semakin banyak digunakan dalam rapat, presentasi dan koferensi untuk mendukung penjelasan. Alat peraga beragam, mulai dari flip-chart sampai video proyektor. Jika perlu alat bantu ini, pelajari lagi penggunaannya sebelum rapat. Kenali tombol-tombolnya, pastikan  alat bekerja dan tampilan bisa dilihat dari semua kursi. Jika perlu minta bantuan  teknis.

MENYEDIAKAN ALAT TULIS

Kebutuhan akan kecepatan dan ketepatan mencatat serta jenis rapat mempengaruhi pilihan peserta rapat terhadap alat tulis. Dalam rapat tertentu, seperti koferensi pers, peserta dapat menggunakan komputer lapetop, personal organizer, atau dictaphone untuk merekam informasi. Namun umumnya rekaman masih dibuat di atas kertas.

Sediakan notes dan pena atau pensil agar tidak terhambat atau terganggu karena peserta mencari alat tulisnya sendiri. Jadikanlah sebagai kesempatan promosi dengan mencetak nama, logo, alamat dan nomor telepon pada pena dan notes.

WAKTU ISTIRAHAT

Dalam rapat yang panjang, perlu ada istirahat, walau air atau kopi terus tersedia. Beri istirahat agar pesserta bisa membahas masalah secara informal dalam kelompok kecil sebelum rapat dilanjutkan. Jangan sajikan makanan berat ketika istirahat, supaya peserta tidak mengantuk.

MENGADAKAN RAPAT BESAR

Pada rapat publik atau konferensi yang besar, persiapan sama penting dengan rapat itu sendiri. Buruh rencananya, hambatan teknis dan kurangnya fasilitas akan mengganggu perhatian rapat. Mereka lebih ingat isi rapat jika semuanya lancar. Pastikan para peserta dapat menghadiri dan meninggalkan tempat rapat dengan mudah, tersedia tempat duduk bagi setiap orang, dan para peserta dapat melihat display audio-visual. Sediakan sistem suara elektronik, dan pastikan para pembicara bisa menangani peralatan tersebut, juga sediakan bantuan  teknis atau apapun yang diperlukan.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Segala Informasi Tentang Indonesia

Continue Reading

Menempatkan Peserta Rapat

Penempatan peserta berpengaruh besar terhadap suksesnya suatu rapat. Pertimbangkan pengaturan tempat duduk terlebih dahulu, jika perlu gambar rancangan penempatan peserta untuk mendukung tercapainya tujuan rapat.

RAPAT EMPAT MATA

Dalam rapat empat mata, posisi kedua peserta menentukan nuansa dan mempengaruhi jalannya rapat. Atur tingkat formalitas dengan cara mengatur tempat duduk. Ada tiga susunan tempat duduk utama untuk rapat empat mata yang mencerminkan sikap: mendukung, kerjasama, konfrontasi. Untuk mengetahui pandangan peserta lain tentang suasana rapat, letakkan empat buah kursi di sekeliling meja, duduk di satu kursi dan perhatikan dimana dia mengambil tempat.

MENEMPATKAN KELOMPOK

Tujuan rapat menentukan pengaturan tempat duduk. Ada tiga susunan dasar pengaturan duduk. Jika mungkin terjadi negosiasi atau konfrontasi dipilih meja persegi dengan kedua kubu duduk saling berhadapan dan pemimpin rapat yang netral di tengah salah satu sisi. Untuk menekankan hirarki, tempatkan pemimpin rapat di kepala meja. Untuk rapat yang lebih informal, dan tidak bersifat menjaga jarak, pilihan meja bundar di mana setiap orang duduk sama tinggi. Rapat dengan banyak peserta diadakan di sebuah auditorium atau ruangan yang luas, aturlah semua duduk menghadap pemimpin rapat.

PERBEDAAN BUDAYA

Arti hirarki berbeda-beda pada masyarakat yang berbeda. Di sebagian di negara Asia, umur sangat berarti, sehingga orang yang paling tua mendapat posisi yang paling tinggi. Dalam masyarakat lain, jabatan lebih berperan, sehingga seorang direktur muda tidak mungkin mendapat posisi lebih tinggi dari seorang direktur senior.

ATUR POSISI SECARA TAKTIS

Peran tempat duduk seseorang tergantung pada posisinya terhadap pemimpin rapat. Biasanya pemimpin duduk di kepala meja dan kursi di kanannya untuk orang kepercayaannya. Namun tidak harus selalu demikian.

Penaturan duduk yang praktis di dasarkan pada asumsi bahwa orang akan dipengaruhi oleh orang yang duduk di dekatnya. Tentukan apa yang kita inginkan dari sebuah rapat, lalu atur tempat duduk untuk membantu kita mencapainya. Bila masalah itu kontroversial, pecah kekuatan; jangan taruh orang dengan pandangan serupa atau bertolak belakang pada posisi bersebelahan agar opini terbagi dan pembicaraan tidak melenceng. Rencanakan posisi duduk dengan apa yang kita tahu tentang para pandangan para peserta tentang masalah yang dibahas. Kontak mata penting untuk mengisyaratkan rekan kita mengenai langkah berikut yang akan diambil.

Pertimbangkan siapa harus bisa memandang siapa dan atur tempat duduk berdasarkannya.

MEMBACA POSISI

Jika tempat duduk dalam rapat tidak diatur, perhatikan posisi para peserta lain dan pilih tempat yang sesuai. Pilihan tempat duduk menunjukkan pandangan seseorang terhadap isi rapat dan peran yang akan dimainkannya dalam rapat. Penentang keras boleh jadi mengambil tempat di dekat pemimpin rapat. Duduk di tengah menandakan keinginan berpartisipasi penuh, bahkan mendominasi pembicaraan. Sebagai pemimpin rapat, bujuk orang yang berbicara paling keras untuk duduk berhadapan langsung dengan kita.

MENYAMPAIKAN MASALAH

Penyampaian masalah dipengaruhi oleh posisi kita. Rencanakanlah tempat duduk demi keuntungan kita. Posisi melingkar menandakan kesetaraan sehingga kita sulit menekan orang, sementara menjaga jarak dengan berdiri di depan mereka atau duduk di atas podium, atau di seberang meja akan menambah wibawa namun tidak mendukung diskusi dua arah dan menyulitkan kita untuk menilai pikiran kita.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

 Motivator Indonesia

Continue Reading