Memilih Jenis Rapat Yang Tepat

Ada banyak jenis rapat, formal maupun informal, yang masing-masing hanya cocok untuk  tujuan tertentu. Karena itu, sebelum melakukan persiapan dan menentukan peserta rapat, perlu ditentukan jenis rapat yang tepat untuk mencapai sasaran.

MENIMBANG FAKTOR-FAKTOR

Setelah memutuskan bahwa rapat itu perlu,selanjutnya perlu dipertimbangkan sejumlah faktor, misalnya, haruskah segera dilakukan? Siapa saja yang perlu hadir? Apa yang ingin dicapai dalam rapat? Dengan mengingat hal-hal tersebut serta sasaran utama kita, pilih jenis rapat yang paling cocok. Misalnya, pertemuan empat mata atau rapat komisi formal biasanya cocok untuk mengambil keputusan, sementara sesi penggalian ide lebih cocok untuk berbagi ide.

   

BESARNYA RAPAT

Tujuan menentukan besarnya rapat. Rapat besar maupun kecilpunya kelebihan dan kekurangan. Orang dalam jumlah besar mempunyai beragam pendapat, namun mereka cenderung membentuk kelompok. Sementara orang dalam jumlah kecil lebih bisa bekerja sama tapi keragaman pandangan lebih kecil pula. Rapat dengan enam hingga sembilan peserta cukup kecil untuk dikontrol, namun cukup besar untuk timbul perdebatan. Rapat seukuran ini merangsang orang untuk hadir, karena suara mereka pasti didengar.

MENYESUAIKAN JENIS DENGAN TUJUAN RAPAT
TUJUAN	PERTIMBANGAN	JENIS RAPAT
MENYANGKUT INFORMASI Seperti, menyampaikan atau menerima laporan, mengeluarkan instruksi, mengumumkan dan menjelaskan perubahan prosedur.	Menyangkut kurang dari tiga orang	Informal
	Menyangkut empat orangatau lebih	Formal
	Perlu umpan balik dan diskusi	Informal atau formal
	Menyampaikan informasi kepada direksi	Formal
	Menyangkut para pemegang saham	AGM atau EGM
	Menyangkut pemberitahuan kepada khalayak di luar organisasi, termasuk media	Umum/publik
	Melibatkan nara sumber informasi	Koferensi
MENYELESAIKAN MASALAH Misalnya, menangani keluhan	Hanya menyangkut satu orang	Empat mata
	Perlu masukan dari sejumlah orang atau suatu kelompok	Komisi khusus
	Menyangkut masalah yang mendesak	Improptu (dadakan)
MEMBUAT KEPUTUSAN Misalnya, menentukan satu pilihan, menerima wewenang, menjalankan suatu aksi	Perlu diskusi singkat, atau menyangkut masalah bisnis-bisnis non-standar	Improptu (dadakan)
	Menyangkut masalah bisnis rutin	Formal
	Perlu dibahas atau otorisasi pimpinan puncak	Pimpinan
	Perlu otorisasi para pemegang saham perusahaan	RUT atau RULB
MENCARI IDE Misalnya membuat karya kreatif	Perlu ide kreatif untuk didiskusikan	Informal
	Perlu segera muncul ide baru	Brainstoming
	Perlu laporan atas masalah untuk ditimbang, dibahas dan disusun	Formal

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Ini Makanan yang Nggak akan Buat Kamu 'Nelongso'