Bertindak Sebagai Pemimpin Selama Rapat

a)    Buka rapat secara resmi.

Ketika waktu yang dijadwalkan sudah tiba dan semua peserta (atau setidaknya semua peserta yang penting) hadir, mintalah perhatian semua orang dalam ruangan. Perkenalkan diri Anda sebagai pemimpin dan apa tujuan rapat tersebut. Tetapkan kerangka waktu dengan menginformasikan waktu berakhirnya rapat yang Anda rencanakan – Anda bisa saja mengadakan rapat yang panjang atau pendek, tetapi menyatakan batasan waktu sebelumnya akan membantu supaya rapat berjalan tepat waktu. Bila beberapa peserta tidak mengenal satu sama lain, sisihkan waktu untuk membacakan nama-nama peserta secara singkat dan perkenalkan para peserta yang penting.

b)    Berikan ringkasan yang relevan dari rapat-rapat sebelumnya.

Pada permulaan rapat yang merupakan bagian dari proyek panjang yang sedang berjalan, Anda perlu memberikan informasi singkat mengenai proyek tersebut dengan memberi ringkasan cepat dari peristiwa atau keputusan rapat sebelumnya. Tidak semua peserta mengetahui topik diskusi sebanyak Anda, jadi langkah ini dapat bermanfaat untuk menjadikan rapat tersebut efektif dan efisien.

·         Daripada meringkas hasil rapat sebelumnya sendiri, Anda mungkin perlu meminta sekretaris rapat atau petugas resmi yang menyimpan catatan untuk membaca notula rapat sebelumnya untuk memberi kesan formal pada ringkasan tersebut.

·         Anda juga perlu mempertimbangkan untuk membaca korespondensi atau komunikasi penting yang terjadi setelah rapat sebelumnya.

·         Perlu dicatat bahwa bila Anda menyediakan salinan notula/korespondensi pada peserta, membacakannya mungkin tidak diperlukan.

c)    Persilakan para peserta penting untuk melaporkan keadaan secara umum.

Selanjutnya, persilakan orang-orang dengan pengetahuan yang relevan untuk menginformasikan perkembangan baru yang terjadi sejak rapat terakhir. Ini bisa apa saja – misalnya, masalah baru yang dihadapi bisnis atau organisasi, perubahan personel, perkembangan proyek, dan perubahan strategi yang semuanya bisa dibahas di sini. Peserta rapat juga ingin mendengar tentang hasil dari tindakan spesifik yang diambil sebagai keputusan rapat sebelumnya.

d)    Selesaikan semua urusan yang belum selesai.

Jika ada masalah yang belum terselesaikan dan keputusan yang belum diambil dari rapat terakhir, upayakan untuk menyelesaikannya sebelum membahas masalah baru. Semakin lama masalah sebelumnya itu ditunda, semakin berkurang para peserta yang ingin bertanggung jawab untuk masalah itu, jadi cobalah menetapkan dan menyelesaikan semua urusan yang belum terselesaikan selama rapat berlangsung. Biasanya, urusan yang belum selesai ditandai secara spesifik sebagai "belum diputuskan" atau "diajukan untuk diskusi selanjutnya " dalam notula rapat sebelumnya.

·         Tergantung pada budaya dan peraturan di mana Anda bekerja, bisnis atau organisasi Anda mungkin memiliki prosedur spesifik untuk membuat keputusan – misalnya, peserta rapat mungkin hanya perlu mencapai konsensus mayoritas, atau mungkin satu kelompok yang terdiri dari orang-orang level atas ditugaskan untuk membuat semua pengambilan keputusan.

·         Perlu diingat bahwa beberapa hal terlalu besar untuk diselesaikan selama rapat. Anda tidak perlu memikirkan progres proyek jangka panjang yang belum selesai. Namun, Anda harus mengangkat keputusan atau proyek yang memerlukan tindakan saat ini.

e)    Bahas urusan baru.

Selanjutnya, munculkan semua masalah, keprihatinan, dan persoalan baru yang perlu didiskusikan. Ini merupakan hal-hal yang secara alami berasal dari perkembangan yang terjadi antara rapat sebelumnya dan saat ini. Cobalah memperoleh keputusan yang konkret dan pasti dari para peserta – semakin banyak hal yang Anda biarkan tanpa keputusan, semakin banyak masalah belum selesai yang akan Anda bawa pada rapat selanjutnya.

f)     Bacakan kesimpulan rapat.

Setelah Anda menyelesaikan semua masalah lama dan yang saat ini, sisihkan waktu membaca kesimpulan rapat untuk semua orang yang hadir. Sebutkan satu per satu semua keputusan yang telah dibuat, dan bila perlu, deskripsikan tindakan spesifik yang diharapkan akan diambil para peserta sebelum rapat selanjutnya.

·         Langkah ini sangat krusial – ini merupakan kesempatan terakhir Anda untuk memastikan bahwa semua orang meninggalkan rapat dengan mengetahui secara persis di mana posisi proyek tersebut dan apa yang diharapkan dari mereka

g)    Akhiri dengan memaparkan dasar-dasar untuk rapat selanjutnya.

Akhirnya, sampaikan apa yang akan dibahas dalam rapat selanjutnya dan, bila Anda sudah mulai merencanakannya, katakan kapan dan di mana rapat tersebut akan diselenggarakan. Ini membantu para peserta memunculkan rasa kesinambungan dari satu proyek atau keputusan penting menuju yang berikutnya dan memberi mereka kerangka waktu untuk melanjutkan atau menyelesaikan tugas yang diberikan pada mereka.

·         Perlu dicatat bahwa Anda tidak harus merencanakan rapat lain jika Anda sudah membahas semua masalah lama dan baru pada rapat saat ini. Namun, bila ada cukup banyak masalah belum selesai yang memerlukan diskusi lanjutan atau bila Anda ingin melihat perkembangan proyek tertentu, rapat lain mungkin ide yang bagus.

www.regulorafting.com

Yunan Rifaldi

089505578382