Prosedur Formal Rapat

Prosedur Formal Rapat

Prosedur formal memberikan kerangka siap pakai untuk menjalankan rapat. Prosedur ini membantu rapat mencapai tujuan dengan menentukan aturan mainny. Gunakan dengan benar, maka tidaklah sulit mengendalikan rapat apapun.

Membuka Rapat Formal

Sebelum membuka rapat formal, pastikan bahwa syarat-syarat berikut telah di penuhi :

• Pemberitahuan lengkap telah diberikan kepada semua  peserta.
• Qourum (jumlah minimum orang yang diperlukan) telah terpenuhi .
• Pemimpin dan quorum ada di tempat sbelum waktu rapat dijadwalkan.

Jika salah satu dari syarat ini tidak terpenuhi, kita bisa menangguhkan rapat ke waktu dan tempat yang lain, atau menundanya beberapa saat jikamdikabarkan peserta yang belum ada akan segera tiba. Jika semua kriteria telah terpenuhi, mulailah rapat dengan meminta perhatian setiap orang, berikan sambutan formal, lalu mulai dengan agenda rapat.

 

Menerima Notulen

Meminta penerimaan notulen rapat yang lalu adalah tahap awal rapat formal berkala. Umumnya proses ini cepat, setiap orang mengakui kalau semua keputusan telah dicatat dengan akurat. Mintalah peserta mengacungkan tangan untuk tanda setuju . Notulen sebagai catatan resmi rapat tidak ada nilainya jika ada yang mengatakan bahwa kejadian sebenarnya tidak demikian. 

Menangani Masalah

Sebagai seorang pemimpin rapat, salah satu tugas Anda adalahmenangani masalah bisnis rutin, misalnya mengawasi penunjukan auditorluar dalam RUT, mengulas laporan gugus tugas. Sampaikan setiap masalah rutin dalam secepat mungkin sebelum pindah ke masalah brikutnya. Catat setiap keputusan untuk dicatat dalam notulen rapat, kemudian lanjutkan dengan masalah non-rutin, yang menjadi pokok dari rapat.

Mengajukan Usulan

Dalam rapat formal , tangani masalah non-rutin dengan usulan untuk melakukan sesuatu, pastikan semua usulan dibuat secara tertulis jauh sebelum  rapat dimulai. Pastikan usulan telah diajukan dan dapat dukungan sebelum rapat dimulai.pastikan usulan telah diajukan dan dapat dukungan sebelum rapat dimulai (agar waktu tidak terbuang untuk membahas masalah yang tidak mendapat dukungan) dan tertulis secara jelas dan ringkas dalam agenda.

Menangani Usulan

Tangani usulan sesuai urutan agenda, kemukaan setiap usulan dan buka diskusi mengenai hal tersebut. Sebagai pemimpin rapat, kita perlu mengendalikan jalannya rapat secara ketat, arahkan setiap perdebatan dan dorong semua peserta untuk berpatisipasi.setelah usulan diperdebatkan, kita harus mengadakan voting untuk mencapai kesepakatan mengenai tindakan yang harus diambil. Ketentuan suara mayoritas berbeda-beda menurut situasi dan kondisi.

Menyampaikan Resolusi / Penyelesaian

Pengambilan suara atas usulan menghasilkan resolusi kesepakatan tertulismengenai langskah apa yang akan diambil. Sebagai pemimpin rapat, ambil suara dengan meminta peserta mengangkat tangan untuk setiap usulan.jika tidak ada keberatan, setujui usulan dan catat sebagai resolusi. Resolusi hanya bisa dibatalkan dengan pengajuan mosi tanding rapat berikutnya. Jika hasilnya seimbang perlu diadakan voting penutup, minta surat suara yang dimasukkan kekotak suara dan hitung pada pada akhir rapat. Jika tak tercapai kesepakatan, ubah mosi dan diskusikan lagi.

Menutup Rapat Formal

Sebelum rapat ditutup secara formal, perlu diusulkan dulu penutuannya. Lakukan voting untuk mengetahui peserta mana yang ingin memperpanjang rapat guna melanjutkan pembicaraan (misalnya, karena mereka tidak menerina salah satu keputusan rapat). Sebagai pemimpin rapat, kita memiliki wewenang pemimpin untuk menentukan berapa lama pembicaraan dapat dilanjutkan atau tidak.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Ibnatul Kariimah N W (+6283853518081)

Kaliwatu Rafting (klik disini)