Menutup Rapat

Jika semua masalah dalam agenda telah dibahas, dan tindakan yang diperlukan telah disetujui, pemimpin harus menutup rapat. Pastikan semua keputusan dan tindak lantut telah dicatat denga akurat.

Menangani Masalah Lain – Lain

Butir terakhir dalam agenda rapat biasanya adalah masalah lain – lain. Di sini peserta berkesempatan menyampaikan masalah yang tidak diantisipasi sebelum rapat, seperti masalah yang dipicu oleh diskusi.

Sesekali peserta memanfaatkannya untuk mengajukan usulan yang kontroversial. Kita sebagai pemimpin rapat harus memutuskan apakah taktik seperti ini bisa diterima atau tidak. Masalah ini bisa kita bahas, kita bisa mengambil suara untuk memutuskannya ataupun kita masukkan kedalam agenda rapat berikutnya agar bisa dibahas secara tuntas sebelum diputuskan.

Untuk Dilakukan :

• Simpulkan masalah lain-lain.
• Rangkum diskusi dan ulangi keputusan yang diambil.
• Beritahu peserta tentang waktu dan tempat rapat berikutnya jika sudah pasti.
• Pastikan bahwa hal-hal yang belum tuntas telah dicatat untuk dibawa ke rapat berikutnya.

Merangkum Keputusan

Setelah masalah terakhir dibahas, ulangi setiap keputusan yang telah dicapai, rangkum diskusi yang menghasilkan keputusan itu. Ini kesempatan untuk mengembalikan keseimbangan rapat dengan memberi setiap masalah yang dibahas penekanan yang sepatutnya. Misalnya, jika masalah yang paling sepele menimbulkan perdebatan yang paling lama dan panas, singgung sedikit saja, untuk mencerminkan tidak pentingnya masalah itu. Garis bawahi masalah yang perlu dibicarakan lebih lanjut.

Menyimpulkan Rapat

Setelah merangkum rapat, putuskan apa perlu mengadan rapat lagi. Jika perlu, tentukan tanggal dan waktunya. Rincian serta penunjukan tempat bisa ditegaskan dalam agenda rapat baru. Sekarang rapat bisa ditutup. Ucapkan terimakasih atas kehadiran semua peserta, khususnya mereka yang telah mengorbankan waktu untuk ikut. Selain tata krama wajar, hal ini dimaksudkan untuk mendorong kehadiran dan partisipasi positif dalam rapat berikutnya.

Menindaklanjuti Rapat

Peran pemimpin rapat tidak berakhir saat rapat selesai.tanggungjawab yang harus terus dipikul meliputi :

• Menyetujui notulen rapat.
• Memastikan apabila notulis menindaklanjuti dan memonitor tindakan yang dalam rapat disetijui untuk diambil.
• Menerima laporan perkembangan dari notulis atas keputusan yang diambil dalam rapat dan kepada peserta lain bila perlu.
• Meminta peserta untuk segera mengajukan masalah yang ingin dibawa rapat berikutnya.
• Menyusun agenda rapat berikutnya, termasuk masalah-masalah yang muncul atau belum dibahas penuhdalam rapat yang lalu.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Ibnatul Kariimah N W (+6283853518081)

 Askan Setiabudi (klik disini)