Menjaga Jalannya Rapat

Banyak alasan mengapa rapat tak mencapai sasaran. Mungkin sasaran peserta saling bertentangan, rapat kehilangan arah, terlalu banyak masalah, untuk mencangkup dalam waktu yang tersedia. Menyepakati tujuan sebelumnya bisa membantu.

BERPIKIR KE DEPAN

Sebelum rapat kita perlu berfikir ke muka dan merencanakan secara cermat agar rapat berjalan mulus. Pertama, edarkan agenda yang jelas. Pastikan waktu rapat cukup sehingga kita tidak tergesa-gesa membahas masalah-masalah pokok dalam agenda. Kenali kalau ada orang yang mencoba merusak rapat, antisipasi argumen mereka. Cari orang yang sependapat dengan kita dan minta mereka mendukung kita.

MENGHINDARI KEMACETAN

Kemacetan dalam rapat biasanya bisa dihindari dengan persiapan yang matang serta partisipasi dari seluruh peserta. Jangan lupa:

• Pelajari semua bahan yang telah dibagikan sebelum rapat.
• Mulai dan akhiri rapat tepat waktu.
• Ikuti agenda rapat dengan ketat.
• Dalam memimpin rapat, libatkan pihak lain sebanyak mungkin dalam tanya-jawab.
• Pastikan para peserta sepenuhnya sadar akan keputusan yang telah dibuat.

Ketika mencapai masalah terakhir yang dalam agenda biasa disebut lain-lain, para peserta sering berebut bicara mengenai hal-hal kecil. Jika memimpin rapat, berikanlah kesempatan bagi peserta untuk berbicara satu persatu.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Penyelenggara training outbound profesional