Menempatkan Peserta Rapat

Penempatan peserta berpengaruh besar terhadap suksesnya suatu rapat. Pertimbangkan pengaturan tempat duduk terlebih dahulu, jika perlu gambar rancangan penempatan peserta untuk mendukung tercapainya tujuan rapat.

RAPAT EMPAT MATA

Dalam rapat empat mata, posisi kedua peserta menentukan nuansa dan mempengaruhi jalannya rapat. Atur tingkat formalitas dengan cara mengatur tempat duduk. Ada tiga susunan tempat duduk utama untuk rapat empat mata yang mencerminkan sikap: mendukung, kerjasama, konfrontasi. Untuk mengetahui pandangan peserta lain tentang suasana rapat, letakkan empat buah kursi di sekeliling meja, duduk di satu kursi dan perhatikan dimana dia mengambil tempat.

MENEMPATKAN KELOMPOK

Tujuan rapat menentukan pengaturan tempat duduk. Ada tiga susunan dasar pengaturan duduk. Jika mungkin terjadi negosiasi atau konfrontasi dipilih meja persegi dengan kedua kubu duduk saling berhadapan dan pemimpin rapat yang netral di tengah salah satu sisi. Untuk menekankan hirarki, tempatkan pemimpin rapat di kepala meja. Untuk rapat yang lebih informal, dan tidak bersifat menjaga jarak, pilihan meja bundar di mana setiap orang duduk sama tinggi. Rapat dengan banyak peserta diadakan di sebuah auditorium atau ruangan yang luas, aturlah semua duduk menghadap pemimpin rapat.

PERBEDAAN BUDAYA

Arti hirarki berbeda-beda pada masyarakat yang berbeda. Di sebagian di negara Asia, umur sangat berarti, sehingga orang yang paling tua mendapat posisi yang paling tinggi. Dalam masyarakat lain, jabatan lebih berperan, sehingga seorang direktur muda tidak mungkin mendapat posisi lebih tinggi dari seorang direktur senior.

ATUR POSISI SECARA TAKTIS

Peran tempat duduk seseorang tergantung pada posisinya terhadap pemimpin rapat. Biasanya pemimpin duduk di kepala meja dan kursi di kanannya untuk orang kepercayaannya. Namun tidak harus selalu demikian.

Penaturan duduk yang praktis di dasarkan pada asumsi bahwa orang akan dipengaruhi oleh orang yang duduk di dekatnya. Tentukan apa yang kita inginkan dari sebuah rapat, lalu atur tempat duduk untuk membantu kita mencapainya. Bila masalah itu kontroversial, pecah kekuatan; jangan taruh orang dengan pandangan serupa atau bertolak belakang pada posisi bersebelahan agar opini terbagi dan pembicaraan tidak melenceng. Rencanakan posisi duduk dengan apa yang kita tahu tentang para pandangan para peserta tentang masalah yang dibahas. Kontak mata penting untuk mengisyaratkan rekan kita mengenai langkah berikut yang akan diambil.

Pertimbangkan siapa harus bisa memandang siapa dan atur tempat duduk berdasarkannya.

MEMBACA POSISI

Jika tempat duduk dalam rapat tidak diatur, perhatikan posisi para peserta lain dan pilih tempat yang sesuai. Pilihan tempat duduk menunjukkan pandangan seseorang terhadap isi rapat dan peran yang akan dimainkannya dalam rapat. Penentang keras boleh jadi mengambil tempat di dekat pemimpin rapat. Duduk di tengah menandakan keinginan berpartisipasi penuh, bahkan mendominasi pembicaraan. Sebagai pemimpin rapat, bujuk orang yang berbicara paling keras untuk duduk berhadapan langsung dengan kita.

MENYAMPAIKAN MASALAH

Penyampaian masalah dipengaruhi oleh posisi kita. Rencanakanlah tempat duduk demi keuntungan kita. Posisi melingkar menandakan kesetaraan sehingga kita sulit menekan orang, sementara menjaga jarak dengan berdiri di depan mereka atau duduk di atas podium, atau di seberang meja akan menambah wibawa namun tidak mendukung diskusi dua arah dan menyulitkan kita untuk menilai pikiran kita.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

 Motivator Indonesia