Syarat - Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik? Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

A.    Persiapan rapat.

1. Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
2. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
3. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
4. Penentuan tempat.
5. Akomodasi.
6. Konsumsi.
7. Media/peralatan.

B.    Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.

www.tips-surabaya.com
Yunan Rifaldi
089505578382