Berperan Aktif

Sebagai peserta rapat, perlu persiapan matang. Pahami sasaran rapat dengan membaca agenda serta notulen rapat sebelumnya. Pertimbangkan peran yang harus diambil  dan kontribusi yang bisa diberikan, lalu persiapkan.

UNTUK DIINGAT

• Mempelajari latar belakang perlu untuk memberi kontribusi.
• Menghubungi peserta lain sebelum rapat, bisa cairkan kekakuan dan lancarkan pertukaran informasi.
• Pertentangan pribadi di antara peserta harus disadari.
• Untuk masalh besar, mungkin perlu mencari dukungan sebelum rapat.
• Pandangan peserta bisa diketahui sebelum rapat.

MENGUMPULKAN INFORMASI

Lakukan penelitian mengenai masalah tersebut sebelum rapat untuk bisa memberi kontribusi yang baik. Kumpulkan data baru, misalnya dengan berbicara dengan kolega dan para pakar, atau membaca publikasi dan laporan penelitian, atau membaca catatan lama, notulen rapat, atau catatan perusahaan. Persiapan harus termasuk mempelajari para peserta lain persiapan yang matang akan memungkinkan kita mengambil pendekatan yang tepat untuk mencapai tujuan.

MENGENALI OPOSISI

Sebelum rapat, cari tahu pendapat peserta lain mengenai topik dalam agenda, kepentingan mereka, dan apa adanya yang punya wewenang cukup besar untuk bisa pengaruhi hasil rapat. Jika pandangan kita akan menghadapi tantangan besar, kenali lawan kita dan rundingkan kompromi terlebih dahulu, sehingga tak ada pihak yang kehilangan muka. Penting untuk memahami pandangan lawan untuk bisa mengalahkannya. Boleh saja gagal melawan, tapi jangan sampai buntu.

MEMPERSIAPKAN NEGOSIASI

Negosiasi adalah tawar menawar antara dua pihak yang masing-masing memiliki sesuatu yang diinginkan pihak lain. Obyeknya mungkin tidak nyata, berupa dukungan bagi satu proyek, atau bantuan dalam menjalankan tugas. Dalam negosiasi, bawalah tujuan yang tegas ke meja perundingan – berikut strategi untuk mencapainya. Strategi anda haruslah mencakup bantahan dan apa saja yang bisa dikompromikan. Untuk menjadi seorang negosiator, kita harus tanggap akan kebutuhan dan referensi pihak lain. Dengan mendengarkan pendapat orang lain kita bisa temukan titik temu atau kelemahan mereka yang dapat digunakan dalam negoisasi. Ingat setelah menyampaikan pandangan dan tuntunan masing-masing, kedua pihak harus bersedia melakukan kompromi agar tercapai persetujuan yang diterima semua pihak. 

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Menikmati jelajah air, wisata air, dan rafing arung jeram pasti menjadi sensasi yang sangat menantang untuk memacu adrenalin Anda