Rapat Informal

Rapat informal beragam bentknya dan bisa menjadi forum diskusi yang baik. Tanpa rencanaatau direncanakan secara informal, seperti pembicaraan lisan, gunakan kesempatan ini untuk menyelesaikan masalah tanpa berbelit.

Memilih Tempat

Walaupun tak resmi, rapat informal juga perlu tempat yang mendukung. Pembicaraan sukar berhasil jika para peserta merasa tidak nyaman, atau jika harus membicarakan masalah rahasia dalam kantor dengan tata ruang terbuka. Pilih lingkungan yang tepat agar hasil sesuai dengan harapan.

Rapat Dadakan

Pertemuan yang tidak direncanakan jauh harisebelumnya, dinamakan rapat dadakan. Raat ini cocok mendiskusikan masalah secara terbuka dan cepat tanpa dihambat oleh kehadiran banyak orang. Manfaatkanlah untuk menyelesaikan masalah ringan dengan melibatkan maksimum tiga atau empat orang. Atau gunakan untuk menyampaikan berita mendesak diantara rekan kerja , rapat mendadak ditandai dengan bahasa tak resmi dan bahasa tubuh yang santai. Buat suasana informal yang akan memudahkan kita melihat reaksi pihak-pihak lain. Perhatikan wajah mereka, karena biasanya mencerminkan perasaan mereka sebenarnya.

Rapat Informal Kecil

Berguna untuk diskusi, memecahkan masalah, dan menyamaikan umpan balik, rapat informal kecil, tidak seperti rapat dadakan, tetapi  direncanakan ; oleh karena itu peserta bisa membuat persiapan. Meskipun hanya dihadiri oleh dua tiga orang saja, tujuan dan batas watu harus tetap diingat, kendalikan rapat dengan bijak, dan biarkan pokok masalah berkembang sejalan sambil membiarkan terjadinya diskusi terbuka di antara peserta. Dorong hal ini dengan menjaga kontak mata – bahsasa tubuh yang paling ekspresif dengan mereka.

Mendiskusikan masalah

( Dalam memimpin diskusi, lakukan kontak mata positif dagar bisa tetap mengendalikan rapat )

Sesi Penggalian Ide

Gunakan sesi penggalian ide informal untuk mendapatkan ide – ide baru. Untuk hasil terbaik, jelaskan tujuan dan batas waktu rapat terlebih dahulu agar peserta dapat mempersiapkan diri. Sesi penggalian ide palingefektif bila diikuti oleh sejumlah kecil orang dengan pendekatan dan keahlian yang bebeda, maka minta kontribusi setiap peserta. Jangan mengkritik orang atau menghakimi ide yang muncul dalam rapat, karena bisa menghalangi munculnya usulan baru, dan nilai kelayakannya setelah rapat.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Ibnatul Kariimah N W (+6283853518081)

Tips Indonesia (klik disini)