Mengubah Komunikasi Rapat

Komputer dan teknologi komunikasi (secara bersama, disebut teknologi informasi atau TI) berkembang demikian pesat sehingga tatap muka langsung semakin kurang. Gunakanlah perangkat canggih ini untuk menghemat waktu.

Komunikasi Maya

Teknologi digital telah merubah secara dramatis cara pertukaran informasi tradisional, secara signifikan mengurangi keharusan berpergian. Alternatif digital pengganti tatap muka ini antara lain: konferensi telepon, konferensi video conference, e-mail, pesan internet. Pertimbangkan alternatif-alternatif ini sebelum menjadwalkan rapat jarak jauh.

Konferensi Video

Konferensi video dengan sambungan audio dan video langsung telah banyak digunakan dan semakin mudah. Asalkan teknologinya terpasang di kantor, kita bisa menghubungi sejumlah orang di berbagai belahan dunia, seperti konferensi telepon. Kelebihan konferensi video adalah kita bisa menangkap bahasa tubuh dan ekspresi wajah, yang sering kali menjadi bagian penting untuk komunikasi yang efektif.

Korespondensi E-mail

E-mail (surat elektronik) memungkinkan pengiriman dan penerimaan komunikasi tertulis melalui internet dengan kecepatan dan frekuensi tinggi. E-mail dapat dianggap sejenis rapat, yang dapat berlangsung berhari-hari bahkan minggu, dengan peserta berdatangan ke situs konferensi maya untuk menanggapi berbagai masalah hangat, atau mendiskusikan berbagai macam topik.

Dalam organisasi, e-mail memungkinkan pekerja dari berbagai bagian dan lokasi untuk berpartisipasi dalam suatu diskusi tanpa harus mengeluarkan biaya dan tenaga untuk bertemu secara fisik. Namun demikian, informasi yan tidak perlu cepat terkumpul. Buatlah pesan yang singkat untuk membatasi agenda konferensi.

Perbedaan Budaya

Penghambat komunikasi bisnis antar budaya, antara lain faktor bahasa, perbedaan waktu, dan waktu untuk bepergian ke luar negeri serta perbedaan budaya. Tapi batasan-batasan ini dapat dikurangi dengan adanya teknologi informasi. E-mail memberikan kanal komunikasi yang tidak dibatasi waktu atau jarak. Penggunaan bahasan inggris yang sering menghambat bukan penutur asli dalam dunia komunikasi formal, tidak menjadi masalah besar dalam e-mail, karena pesan e-mail umumnya singkat dan informal, tanpa harus menggunakan bahasa inggris yang canggih.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Tempat Bermain Paintball Yang Menyenangkan