Menyiapkan Rincian Rapat

Suksesnya rapat ditentukan oleh persiapan dan pengoranisasian yang matang. Hal ini termasuk penyediaan fasilitas dan bahan rapat yang diperlukan, termasuk tempat, alat bantu audio visual, serta alat tulis.

MENYIAPKAN TEMPAT

Di kantor, kita tak cukup waktu untuk mencek fasilitas, mengatur tempat duduk, menyiapkan alat bantu audio-visual seperti proyektor dan layarnya, membagukan agenda dan berkas pendukung. Jika demikian, tambah orang untuk persiapan rapat dan merapihkan setelah rapat.

Jika memakai ruang rapat perusahaan, pastikan sehari dimuka kalau ruangan tidak dipesan orang lain. Pesan lebih lama dari perkiraan rapat untuk waktu persiapan dan pengembalian alat. Pastikan tempat duduk sesuai kebutuhan, dan ruang rapat dalam keadaan rapih sebelum dan setelah rapat.

UNTUK DILAKUAKAN

1.    Pastikan makanan dan minuman sudah dipesan.

2.    Pastikan fasilitas kamar kecil memadai.

3.    Pastikan cukup tersedia lahan parkir.

4.    Bawa copy berkas pendukung, kalau-kalau ada peserta yang belum baca.

5.    Pastikan sistem listrik memadai.

MEMILIH ALAT BANTU AUDIO-VISUAL

Alat bantu audio-visual semakin banyak digunakan dalam rapat, presentasi dan koferensi untuk mendukung penjelasan. Alat peraga beragam, mulai dari flip-chart sampai video proyektor. Jika perlu alat bantu ini, pelajari lagi penggunaannya sebelum rapat. Kenali tombol-tombolnya, pastikan  alat bekerja dan tampilan bisa dilihat dari semua kursi. Jika perlu minta bantuan  teknis.

MENYEDIAKAN ALAT TULIS

Kebutuhan akan kecepatan dan ketepatan mencatat serta jenis rapat mempengaruhi pilihan peserta rapat terhadap alat tulis. Dalam rapat tertentu, seperti koferensi pers, peserta dapat menggunakan komputer lapetop, personal organizer, atau dictaphone untuk merekam informasi. Namun umumnya rekaman masih dibuat di atas kertas.

Sediakan notes dan pena atau pensil agar tidak terhambat atau terganggu karena peserta mencari alat tulisnya sendiri. Jadikanlah sebagai kesempatan promosi dengan mencetak nama, logo, alamat dan nomor telepon pada pena dan notes.

WAKTU ISTIRAHAT

Dalam rapat yang panjang, perlu ada istirahat, walau air atau kopi terus tersedia. Beri istirahat agar pesserta bisa membahas masalah secara informal dalam kelompok kecil sebelum rapat dilanjutkan. Jangan sajikan makanan berat ketika istirahat, supaya peserta tidak mengantuk.

MENGADAKAN RAPAT BESAR

Pada rapat publik atau konferensi yang besar, persiapan sama penting dengan rapat itu sendiri. Buruh rencananya, hambatan teknis dan kurangnya fasilitas akan mengganggu perhatian rapat. Mereka lebih ingat isi rapat jika semuanya lancar. Pastikan para peserta dapat menghadiri dan meninggalkan tempat rapat dengan mudah, tersedia tempat duduk bagi setiap orang, dan para peserta dapat melihat display audio-visual. Sediakan sistem suara elektronik, dan pastikan para pembicara bisa menangani peralatan tersebut, juga sediakan bantuan  teknis atau apapun yang diperlukan.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Rendy Robbani (087765501555)

Segala Informasi Tentang Indonesia