Menjaga Ketertiban Rapat

Masalah ketetiban bisa timbul karena pelanggaran prosedur, konflik kepentingan atau pelanggaran yang disengaja. Sebagai pimpinan, pastikan kalau rapat dijalankan dengan tertib ; kembalikan ketenangan jika emosi meningkat

Memahami batas

Sifat rapat menentukan batas atau lingkup wewenang pemimpinnya serta prosedur yang bisa dipakai untuk menjagaketertiban. Ada dua tipe rapat; pribadi dan publik. Rapat pribadi dihadiri oleh anggota tertentu oleh suatu anggota organisani; seperti satu bagian. Peraturan internmenentukan batas wewenang pimpinan rapat. Rapat publik terbuka bagi setiap orang. Jika diadakan di tempat umu, rapat tunduk pada peraturan atau undang – undang hukum setempat. Namun bila diadakan di tempat pribadi, rapat diikat oleh aturan yang dibuat oleh penyelenggara.

Menangani Pelanggaran

(Pelanggaran terjadi jika prosedur rapat formal dilanggar. Berbicara bukan pada gilirannya merupakan pelanggaran. Jika terjadi, hentikan perdebatan tatap si pembicara dan minta mereka berbagi pikiran. Jika mereka tetap tidak diam terapkan ketentuan kedisiplinan, yang terakhir adalah keluarkan mereka.)

Meredakan Perdebatan

Saat perdebatan memanas, masalah pribadi bisa dijadikan senjata, yangb bisa memperuncing pertentangan. Reedakan perdebatan dengan mengalihkanpembicaraan dari masalah pribadi ke masalah pokok. Tengahi untuk menjelaskan kesalahpahama, misalnya dengan mengatakan : Saya yakin tidak bermaksud begitu.

Mencegah ekacauan

Jika rapat kacau, masalah harus ditangani dengan cepatagarrapat dapat dilanjutkan. Sifat rapat menentukan cara yang paling cocok untuk memulihkan keadaan . tidak sulit mengontrol rapat kecil informal. Jika rapat kacau, kita bisa terapkan prosedur disipliner, tangguhkan sampai ketertiban pulih atau keluarkan pengacau jika keterlaluan. Namun sangat sulit memulihakan ketertiban suatu rapat besar, apalagi jika kekacauan memang direncanakan. Sejak awal kendalikan dengan tegas untuk menegakkan.

Untuk diingat

·         Peraturan yang berlaku dalam rapat berbeda menrut lokasi dan peserta rapatnya.

·         Perilaku tertentu dalam rapat, seperti mengumpat, mungkin melanggar hukum kriminal atau tata tertib rapat itu sendiri.

·         Prosedur legal dapat digunakan untuk menghambat atau melancarkan rapat.

·         Peraturan hanya berlaku efektif dijalankan dengan semestinya dan ditaati secara konsisten.

Memakai jalur hukum

Prosedurhukum bisa untuk mengontrol  atau mengarahkan rapat. Prosedur ini cerminan kekuasaan hukum pemimpin rapat. Kita harus pahami kekuasaan hukum kita untuk memimpin rapat dengan efektif. Kekuatan kita dalam voting sangat penting, maka tanyakan hak kita kepada penasihat hukum. Jika perdebatan sengit mulai keluar kontrol, kit bisa memaksa pengambilan keputusan dengan voting. Sebagai pemimpin, kita punya suara kedua atau penentu untuk mengatasi kebuntuan. Prosedur hukum dapat digunakan untuk mengatur sikap peserta dalam rapat. Jika perlu lembagakan peraturan menutup rapat.

Menangguhkan Rapat

Jika ketidaktertiban peserrta rapat membuat ia dikeluarkan dan kemudian jumlah peserta tidak lagi memenuhi quorum, rapat  bisa di tangguhkan. Ada aturan khusus yang dapat digunakan untuk meminta agar rapat ditunda karena masalah perselisihan atau timbulnya kekacauan. Namun demikian, kita boleh pertimbangan lamanya penundaan. Rapatdapat ditunda untuk waktu singkat, misalnya setengah jam untuk mendinginkan suasana. Jika kekacauan cukup serius, rapat dapat ditangguhkan untuk waktu tidak tertentu. Dalam kasus ini, tidak ditentukan waktu dan tempat rapat lanjutannya.

Sumber :

Hindle,Tim. (2001). Managing Meetings. Diterjemahkan oleh : P. Boentaran, Husni Kamil. Jakarta. Dian Rakyat.

Oleh : Ibnatul Kariimah N W (+6283853518081)

Rafting Kasembon Malang (klik disini)