Di bawah ini adalah beberapa tips guna memastikan rapat di
perusahaan Anda produktif dan tidak hanya buang-buang waktu.
a) Persiapan sebelum rapat
Sebelum melakukan meeting, cobalah
untuk meringkas maksud dan tujuan pertemuan dalam satu kalimat. Jelaskan
manfaat atau tujuan yang ingin dicapai dalam satu kalimat itu. Jika Anda tidak
bisa, Anda mungkin tidak perlu melakukan pertemuan apa pun. Jika Anda hanya
dapat menyatakan tujuan dalam hal yang sangat umum seperti “update” Anda juga
tidak perlu mengumpulkan staf dalam satu ruangan. Sukses didefinisikan dengan
tujuan tercapai. Nah, tanpa tujuan jelas, tentu hal ini sangat mustahil.
Setelah itu, pikirkan baik-baik staf
yang diajak meeting.
Ingat, hanya sertakan orang-orang yang tepat untuk tujuan rapat Anda. Biarkan
staf yang lain mengerjakan pekerjaannya. Terakhir, jangan abai untuk
mempersiapkan diri dengan baik meski hanya meeting
bersama staf Anda. Sampaikan tujuan dengan jelas, harapan Anda, dan persiapkan
hal-hal yang penting untuk didikusikan saja. Sebagai contoh, dalam sebuah
pertemuan pemasaran selama satu jam, Anda bisa mengalokasikan 15 menit untuk
membahas hasil tahun lalu, 30 menit untuk melakukan brainstorming strategi baru, dan 15 menit untuk
membuat target baru yang disepakati bersama.
b) Selama Rapat
Walaupun tampak berlebihan, ide yang
baik untuk memulai pertemuan adalah dengan pengulangan tujuan pertemuan. Hal
ini berguna untuk dua alasan: pertama, menjelaskan tujuan dari pertemuan kepada
siapa pun yang tidak meluangkan waktu untuk membaca pesan persiapan Anda, dan
kedua, ini akan membuka untuk pertanyaan atau kekhawatiran tentang topik
pertemuan.
Pemimpin rapat bertanggung jawab untuk
memastikan pelaksanaan agenda, poin demi poin, dan menjaga setiap segmen dalam
batasan waktu yang ditentukan. Namun, agenda terlalu ketat juga dapat menjadi
masalah bagi pertemuan – ingat tujuan utama dari pertemuan. Misalnya, jika
tujuan pertemuan untuk mengalokasikan anggaran pemasaran untuk bulan mendatang,
dan diskusi alot telah berjalan melewati batas waktu 15 menit untuk
perencanaan, ada baiknya memperpanjang batas waktu.
Peserta yang mengikuti pertemuan
diundang, karena ia penting untuk tujuan perusahaan. Pastikan semua orang yang
hadir punya kesempatan bicara dan menyampaikan idenya. Kuncinya di sini adalah
melibatkan setiap individu untuk aktif.
c) Setelah Rapat
Tugas Anda tidak berhenti setelah
rapat selesai. Sebagai penyelenggara pertemuan Anda masih punya pekerjaan
ketika pertemuan berakhir. Pastikan setiap orang tahu tugas dan tanggung
jawabnya. Jangan lupa luangkan waktu mengirim email catatan rekap pertemuan (minutes of meeting). Hal ini
penting untuk melacak tujuan yang ingin dicapai bersama. Dalam catatan itu,
jangan lupa sertakan action
point serta individu yang bertanggung jawab terhadap tugas itu,
jika memang ada.
Yunan Rifaldi
089505578382
0 comments:
Post a Comment